Wat Een Due Diligence-Verklaring Eigenlijk Is
Een DDS is een formele verklaring, ingediend per zending (of partij), door de "marktdeelnemer" die een gereguleerde grondstof voor het eerst op de EU-markt plaatst. Het bevestigt dat due diligence is uitgevoerd en dat het product zowel legaal geproduceerd als ontbossingsvrij is — wat betekent dat het land waar het vandaan komt niet is ontbost of aangetast na 31 december 2020. Zonder geldige DDS wordt de zending niet vrijgegeven.
Stap Voor Stap: Je DDS Indienen
Bevestig of jij de "marktdeelnemer" bent
EUDR maakt onderscheid tussen een marktdeelnemer (die goederen voor het eerst op de EU-markt plaatst of exporteert) en een handelaar (die reeds geplaatste goederen verder in de keten beschikbaar stelt). Als je verderop in de keten zit en je leverancier al een DDS heeft ingediend voor de partij, hoef je mogelijk alleen naar hun DDS-nummer te verwijzen in plaats van een nieuwe in te dienen.
Verzamel geolocatiegegevens
Je hebt de GPS-coördinaten nodig van elk perceel land waar de grondstof is geproduceerd — een enkel punt voor percelen kleiner dan 4 hectare, een polygoon voor grotere percelen. Een regionale of provinciale pin is niet voldoende; het moet het daadwerkelijke productiegebied identificeren.
Stel de ontbossingsvrije afsnijdatum vast
Je moet aantonen dat het land dezelfde bosstatus had (of al geen bos was) op 31 december 2020, en daarna niet is ontbost of aangetast. In de praktijk verifiëren de meeste marktdeelnemers dit met een satellietbeeldvergelijking tegen die datum, in plaats van uitsluitend op papierwerk te vertrouwen.
Verzamel wettelijke productiedocumentatie
Bewijs dat de grondstof legaal is geproduceerd onder de wetten van het land van productie — grondbezit, oogst- of productievergunningen, en relevante belasting-, arbeids- en milieuwetgevingsdocumenten, afhankelijk van de grondstof.
Voer de risicobeoordeling uit
Beoordeel factoren waaronder de officiële risicoclassificatie van het land of de regio (de EU beoordeelt landen als laag, standaard of hoog risico), hoe wijdverbreid ontbossing is in het productiegebied, de complexiteit van de toeleveringsketen, de compliance-geschiedenis van je leverancier, en eventuele gedocumenteerde zorgen zoals grondbezitsgeschillen of rechten van inheemse volkeren.
Pas indien nodig risicobeperkende maatregelen toe
Als je beoordeling niet uitkomt op verwaarloosbaar risico, moet je verdere beperkende maatregelen nemen — onafhankelijke enquêtes, audits door derden, nauwkeurigere geolocatie of extra betrokkenheid van de leverancier — voordat je kunt concluderen dat het risico verwaarloosbaar is en kunt doorgaan.
Stel de verklaring samen
Een volledige DDS bevat: identificatie van de marktdeelnemer, de grondstof en de bijbehorende GS-code, hoeveelheid, land van productie, geolocatiegegevens, leveranciersinformatie, je risicobeoordelingsconclusie en eventuele toegepaste beperkende maatregelen.
Dien in via het EU-informatiesysteem
DDS-indieningen worden elektronisch ingediend via het speciale EU-informatiesysteem voor EUDR, dat nu draait als een module binnen TRACES, het bestaande handelscontroleplatform van de EU.
Ontvang je referentie- en verificatienummer
Na indiening ontvang je een DDS-referentienummer en een verificatienummer. Dit paar reist mee met de zending en is wat douaneautoriteiten en downstream kopers daadwerkelijk controleren.
Geef het door in de keten — of verwijs ernaar
Als je een downstream handelaar bent die dezelfde partij verder in de keten beschikbaar stelt, verwijs je naar het bestaande DDS-nummer in plaats van een duplicaatverklaring in te dienen voor hetzelfde product.
Bewaar gegevens 5 jaar
Marktdeelnemers en bevoegde autoriteiten zijn verplicht DDS-gerelateerde gegevens minstens vijf jaar te bewaren, beschikbaar voor inspectie op verzoek.
De Deadlines Waar Je Naartoe Werkt
- Grote en middelgrote bedrijven: compliant vóór 30 december 2026
- Micro- en kleine bedrijven: compliant vóór 30 juni 2027
Veelgemaakte Fouten Die DDS-Verklaringen Doen Afwijzen
- Een regionale of provinciale pin gebruiken in plaats van exacte perceelsniveau-geolocatie
- Verwijzen naar een DDS-nummer van een leverancier dat inmiddels is ingetrokken of gecorrigeerd
- De afsnijdatum van 31 december 2020 behandelen als "toen ik het kocht" in plaats van "toen het land voor het laatst bebost was"
- De checklist indienen zonder het onderliggende risicobeoordelingsverhaal erachter
Veelgestelde Vragen
Heb ik voor elke zending een nieuwe DDS nodig?
Over het algemeen wel, per zending of partij — al is periodieke bundeling mogelijk bij een reguliere, gevestigde leveringsrelatie met dezelfde herkomst, afhankelijk van de voorwaarden van je bevoegde autoriteit.
Wat als mijn leverancier er al één heeft ingediend?
Verwijs naar hun DDS-referentienummer in plaats van het te dupliceren, als je een downstream handelaar bent die hetzelfde product beschikbaar stelt in plaats van de marktdeelnemer die het voor het eerst op de markt plaatst.
Kan ik indienen als mijn bedrijf buiten de EU zit?
Ja. Niet-EU marktdeelnemers die goederen op de EU-markt plaatsen dienen via hetzelfde systeem in als EU-marktdeelnemers — er is geen apart proces voor exporteurs.